Datenschutzerklärung

Dieses Dokument wurde erstellt, um die vorgesehene Verwendung von Kundendaten sowie unsere Datenschutzrichtlinie im Zusammenhang mit dem Datenschutz darzulegen.

Datenschutzrichtlinie

Arlington Packaging Ltd benötigt bestimmte Informationen von Kunden, um die von ihnen angeforderte Dienstleistung erbringen zu können.

Diese Richtlinie erläutert, wie Kundendaten verwendet, gespeichert und gelöscht werden. Aufgrund der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO-Vorschriften arbeitet Arlington Packaging Ltd nach dieser Richtlinie, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.

Alle Informationen zu Bestellungen und Kundendaten werden mit größter Sorgfalt und unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen behandelt. Kunden behalten sich außerdem das Recht vor, sich jederzeit durch Kontaktaufnahme mit uns von jeglicher Kommunikation abzumelden.

Warum diese Richtlinie besteht:

Diese Datenschutzrichtlinie stellt sicher, dass Arlington Packaging Ltd:

• die Datenschutzgesetze einhält und bewährte Praktiken befolgt
• die Rechte von Mitarbeitern und Kunden schützt
• darlegt, wie Daten gespeichert und verarbeitet werden
• Arlington Packaging Ltd vor dem Risiko von Datenschutzverletzungen schützt

Datenschutzrecht:

Das am 25. Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutzgesetz ersetzt das britische Datenschutzgesetz von 1998. Es legt fest, wie das Unternehmen – Arlington Packaging Ltd – personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern muss. Diese Vorschriften gelten unabhängig davon, ob Daten elektronisch, in Papierform oder auf anderen Datenträgern gespeichert werden.

Das Datenschutzgesetz stützt sich auf acht wichtige Grundsätze.

1. Daten müssen fair und rechtmäßig verarbeitet werden
2. Daten dürfen nur für einen bestimmten Zweck erhoben werden
3. Sie müssen relevant und nicht übermäßig umfangreich sein
4. Sie müssen korrekt sein und kontinuierlich überwacht werden
5. Daten müssen bereinigt und nicht länger als nötig aufbewahrt werden
6. Daten müssen unter Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verarbeitet werden
7. Sie müssen gut geschützt sein
8. Sie dürfen nicht weitergegeben werden, sofern keine anderslautenden Anweisungen vorliegen.
   Alle Übermittlungen müssen ein hohes Schutzniveau gewährleisten

Personen, Risiken und Zuständigkeiten

Geltungsbereich der Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für:

• die Geschäftsstelle von Arlington Packaging Ltd
• alle Mitarbeiter von Arlington Packaging Ltd
• alle Lieferanten und Kunden von Arlington Packaging Ltd

Sie gilt für alle Daten, die das Unternehmen über die Identität von Personen speichert, auch wenn diese Informationen im Namen einer anderen Person übermittelt wurden. Dazu gehören folgende Informationen:

• Namen von Personen
• vollständige Postanschriften
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• eingereichte Druckvorlagen einschließlich Fotos und personenbezogener Daten

Risiken:

Diese Richtlinie wurde eingeführt, um Arlington Packaging Ltd vor Datenschutzverletzungen zu schützen und die strengen Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens zu stärken.

• Verletzung der Vertraulichkeit – Informationen werden unangemessen, ohne Einwilligung und für rechtswidrige Zwecke weitergegeben.
• Fehlende Abmeldeoption – Kunden müssen im Rahmen der Richtlinie von Arlington Packaging Ltd über ihre Datenschutzrechte informiert werden und die Möglichkeit erhalten, sich von künftiger Kommunikation abzumelden.
• Rufschädigung – Arlington Packaging Ltd muss über Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um zu verhindern, dass Hacker erfolgreich Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Zuständigkeiten

Die für den Umgang mit Daten bei Arlington Packaging Ltd verantwortlichen Personen müssen sicherstellen, dass alle Daten innerhalb des Unternehmens verbleiben und wie vorgesehen verwendet werden, um dem Kunden das jeweilige Produkt und die jeweilige Dienstleistung bereitzustellen.

Wenn der Kunde weitere Informationen erhalten möchte, müssen alle Mitarbeiter vor weiterer Kommunikation seine Einwilligung einholen.

Verantwortliche Personen:

• Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Arlington Packaging Ltd seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt.
• Der Datenschutzbeauftragte ist verantwortlich für:
• die fortlaufende Unterrichtung des Vorstands über Datenschutzpflichten, -risiken und -probleme
• die Überprüfung aller Datenschutzverfahren nach einem vereinbarten Zeitplan
• die Organisation von DSGVO-Schulungen für die von dieser Richtlinie betroffenen Personen
• die Bearbeitung von Anfragen von Personen, die Einsicht in die Daten nehmen möchten, die Arlington Packaging Ltd über sie gespeichert hat
• die Prüfung und Genehmigung aller Verträge oder Vereinbarungen mit Dritten (unsere Wiederverkäufer)
• Unser IT- und Systemanbieter ist verantwortlich für:
• die Sicherstellung, dass die von Arlington Packaging Ltd zur Datenspeicherung genutzten Systeme, Dienste und Software akzeptable Sicherheitsstandards erfüllen
• die Durchführung regelmäßiger (planmäßiger) Überprüfungen, um sicherzustellen, dass Sicherheitshardware und -software ordnungsgemäß funktionieren
• Die Abteilungen Geschäftsentwicklung und Marketing sind verantwortlich für:
• die Genehmigung aller Datenschutzhinweise, die Mitteilungen wie E-Mails und Briefen beigefügt sind
• die Bearbeitung von Datenanfragen seitens Zeitschriften oder Medien
• bei Bedarf die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass Marketinginitiativen der DSGVO vom 25. Mai 2018 entsprechen

Allgemeine Richtlinien für Mitarbeiter

• Zugriff auf die von dieser Richtlinie erfassten Daten dürfen nur Personen haben, die diese für ihre Arbeit benötigen.
• Daten werden nicht informell weitergegeben. Es gelten strenge Zugriffsregelungen.
• Arlington Packaging Ltd bietet allen Mitarbeitern Schulungen an, um ihnen zu helfen, ihre Verantwortlichkeiten beim Umgang mit Daten zu verstehen.
• Die Mitarbeiter sorgen durch angemessene Vorsichtsmaßnahmen dafür, dass alle Daten sicher aufbewahrt werden.
• Beim Umgang mit allen personenbezogenen Daten muss ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet sein.
• Die Daten werden regelmäßig überprüft und aktualisiert.
• Die Mitarbeiter wenden sich an den Datenschutzbeauftragten, wenn sie sich in Bezug auf einen Aspekt des Datenschutzes unsicher sind.

Entgegennahme und Speicherung von Daten

Hier erläutern wir, wie und wo Daten sicher gespeichert werden sollten.

Digitale Daten werden an einem sicheren Standort innerhalb des Vereinigten Königreichs mit beschränktem Zugriff gespeichert.

Es dürfen KEINE unnötigen Daten übermittelt werden, sondern nur solche, die zur Ausführung laufender Aufträge erforderlich sind.

Alle ausgedruckten Daten müssen zur Erfüllung arbeitsbezogener Aufgaben verwendet und nach Abschluss der Aufträge sicher vernichtet werden.

• Papierunterlagen werden in einer verschlossenen Schublade oder einem Aktenschrank aufbewahrt.
• Die Mitarbeiter stellen sicher, dass Papierunterlagen und Ausdrucke nicht an Orten liegen gelassen werden, an denen unbefugte Personen sie einsehen könnten.
• Datenausdrucke werden geschreddert und sicher entsorgt.
• Elektronisch gespeicherte Daten müssen vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Löschen oder Missbrauch geschützt werden.
• Alle Server und Computer, auf denen Daten gespeichert sind, werden durch zugelassene Sicherheitssoftware und eine Firewall geschützt.
• Von den Daten werden regelmäßig Sicherungskopien erstellt.
• Daten werden nicht direkt auf privaten Laptops oder Smart-Geräten wie privaten Mobiltelefonen und Tablets gespeichert.
• Daten werden auf dafür vorgesehenen Laufwerken und Servern gespeichert.
• Die Löschung von Daten wird auf Anfrage organisiert.

In allen Fällen, in denen Arlington Packaging Ltd als Unterauftragsverarbeiter tätig ist, gelten alle oben genannten Regeln.

Datennutzung

Person

Personenbezogene Daten sind für Arlington Packaging Ltd nur dann von Nutzen, wenn das Unternehmen sie verwenden kann. Gerade beim Zugriff auf und bei der Nutzung personenbezogener Daten besteht jedoch das größte Risiko von Verlust, Beschädigung oder Diebstahl:

• Die Mitarbeiter stellen sicher, dass ihre Computerbildschirme gesperrt sind, wenn sie unbeaufsichtigt bleiben.
• Personenbezogene Daten dürfen NICHT informell weitergegeben werden, beispielsweise per E-Mail oder über andere unsichere Methoden.
• Mitarbeiter dürfen keine Kopien personenbezogener Daten auf ihren eigenen Computern speichern.

 

Datengenauigkeit

Das Gesetz verpflichtet Arlington Packaging Ltd, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiter, die mit Daten arbeiten, dafür zu sorgen, dass ihre jeweiligen Arbeitsdaten so korrekt und aktuell wie möglich gehalten werden.

• Daten werden an so wenigen Orten wie nötig aufbewahrt.
• Die Mitarbeiter dürfen keine zusätzlichen Datensätze anlegen.
• Die Mitarbeiter müssen regelmäßig überprüfen, ob die Kundendaten korrekt sind.
• Ungenauigkeiten müssen unverzüglich gemeldet und korrigiert werden.
• Es liegt in der Verantwortung der Marketingmitarbeiter, sicherzustellen, dass die Marketingdatenbanken überprüft werden.
• Jede ausgehende Marketing-E-Mail muss vom Empfänger genehmigt werden oder eine Abmeldeoption enthalten.

Drittanbieter

Unsere sorgfältig ausgewählten Partner und Dienstleister können personenbezogene Daten über Sie in unserem Auftrag wie unten beschrieben verarbeiten:

„Anbieter digitaler Marketingdienstleistungen

Wir beauftragen in regelmäßigen Abständen Agenturen für digitales Marketing mit der Durchführung von Marketingaktivitäten in unserem Auftrag; solche Aktivitäten können zur vorschriftsmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten führen. Zu den von uns beauftragten Auftragsverarbeitern gehören:

(i) Prospect Global Ltd (firmierend als Sopro), Reg.-Nr. UK 09648733. Sie können Sopro kontaktieren und die Datenschutzerklärung des Unternehmens hier einsehen: http://sopro.io.  Sopro ist bei der ICO unter der Registrierungsnummer ZA346877 registriert; der Datenschutzbeauftragte ist per E-Mail unter dpo@sopro.io erreichbar.“

 

Auskunftsersuchen

Alle Personen, deren personenbezogene Daten von Arlington Packaging Ltd gespeichert werden, haben Anspruch darauf:

• zu erfahren, welche Informationen das Unternehmen über sie speichert und warum.
• zu erfahren, wie sie auf ihre Daten zugreifen können.
• die Möglichkeit zu erhalten, ihre Daten auf dem neuesten Stand zu halten.
• darüber informiert zu bleiben, wie das Unternehmen seinen Datenschutzverpflichtungen nachkommt.

Das Auskunftsersuchen ist ein Recht, das jeder Person zusteht, deren personenbezogene Daten Arlington Packaging Ltd speichert.

Anträge auf Auskunftserteilung sollten per E-Mail an den jeweiligen Kundenbetreuer gerichtet werden.

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche wird stets die Identität jeder Person überprüfen, die einen Antrag auf Auskunftserteilung stellt, bevor er Informationen weitergibt.

Vertriebs- und Marketingansprache

Arlington Packaging Ltd wird Personen nur auf Grundlage eines berechtigten Interesses ansprechen. Das Unternehmen bittet um Einwilligung, um die betroffenen Personen weiterhin kontaktieren zu dürfen, und bietet jederzeit die Möglichkeit, sich abzumelden. Wer sich von unseren Marketingmaßnahmen abmeldet, wird umgehend aus dem Verteiler entfernt und seine Daten werden gelöscht.

Informationspflichten

Arlington Packaging Ltd ist bestrebt, sicherzustellen, dass betroffene Personen wissen, dass ihre Daten verarbeitet werden, und dass sie Folgendes verstehen:

• wie Daten verwendet werden
• wie sie ihr Recht auf Auskunft über ihre Daten ausüben können
• wie wir Daten verwalten
• wie lange unsere Daten gespeichert werden (sofern nicht anders angegeben)

Zu diesem Zweck verfügt das Unternehmen über eine Datenschutzerklärung, in der dargelegt wird, wie personenbezogene Daten vom Unternehmen verwendet werden.

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